社内パソコンの管理

 先日、社内のパソコン・ソフトウェア等をどう管理すれば良いのか?という質問がありました。
 基本は我々のような専門家にある程度の頼んだほうが良いですが、社内でも管理者が必要です。

 どこまでを外部に頼み、どこからを社内で管理するべきか?パソコンに詳しい社員がいるかどうか、どのようにパソコンを利用しているのか?で大きく変わりますが、社内の環境を大きく4つのグループに分けて考えられます。


1 基幹業務システムの管理
 以前は企業でのパソコン導入の目的は、基幹業務システム・販売・在庫管理・経理ソフト・給与計算等のソフトウェア導入でした。
 業務に関するシステムは、ソフトウェアのサポートができるSI業者に保守を依頼するのが一番安全で確実です。
 最近は業務システムは目的のひとつになっているのでSI業者がサポートしていない会社も増えてきました。

2 ハードウェア・ソフトウェア
 パソコン導入が上記基幹業務の導入と一緒で、かつSI業者経由であればハードウェア等も一括して管理してもらうのが良いですが、最近では自分たちでPCを購入して使う場合が増えています。
 その場合誰が管理するのか?実は誰も管理せず、いろんなソフトがインストールされ、なぜだかとても重くて使いにくいパソコンになっている場合が多いようです。
 プリンタを購入したけど1台のパソコンでしか使えないからなんとかしてくれと相談されることもありますが、できれば購入前に相談して欲しかったという話が多いです。

3 LAN/インターネット/セキュリティ
 PCが安くなり、社員一人に1台は当たり前になっていますので、とうぜんLAN環境が必要になります。上記基幹業務導入と同時にLANを構築するような場合はプロにまかせれば良いですが、最近では社内の詳しい人が自分で構築することも多くなりました。
 その場合一番問題なのが、無計画に増設を繰り返して設定がバラバラで、何かを追加しようと思ったら煩雑な処理が増えることです。
 Officeのバージョンが違うため一部のファイルが開けないとか、セキュリティソフトがPC毎違っていて設定を確認するのに違う操作が必要であったり、更新のライセンス費用が割高になっていたり、空いているIPアドレスを探すというのは避けるべき作業です。

4 情報共有・ファイル共有のルール
 ファイリングシステム等を導入していれば専門家のサポートも受けていると思いますが、ほとんどの場合ファイル共有の機能を使って情報共有している場合が多いようです。
 個人のパソコン内にデータを保存するのはとても非効率なので、誰かのパソコンをサーバに見立て、そのフォルダ上のファイルを共有する形はお手軽で便利です。
 さらにサーバ機があればセキュリティの設定やバージョン管理等も可能なので、重要な資料を共有するのならファイルサーバの導入をお勧めします。
 フォルダの構成やファイル名の命名規則等のルールをちゃんと決めておかないと、ファイルが増えてくると探す時間が多くなったり違うファイルを更新してしまったり、共有のメリットがなくなってしまいます。

 かなり大雑把ですが、だいたい上記4つに分けられると思います。
 ハードウェア・ソフトウェアの購入時期・バージョン・スペック等の資料は社内環境の次回バージョンアップの時期などを検討するのに必要な書類ですし、ネットワーク構成図等があれば問題発生時の原因調査に大変役に立ちます。ファイル共有のルールは社内の作業効率に大きな影響があります。

 上記4項目について、だれがどこまで管理・把握しているのか?資料等はそろっているのか?確認してはいかがでしょうか。

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